Select Page

שבעה דברים שאסור לשכוח בכתיבת תכנית עבודה

 

סיום שנת העבודה הנוכחית קרובה מתמיד, כבכל שנה זוהי בדיוק נקודת השיא בבניית תכנית העבודה לשנה הבאה. אבל השנה, כולנו מתכננים קצת אחרת, מתכננים בלי לדעת מה באמת יהיה.

 

הנה שבע נקודות חשובות לשים עליהן דגש בתהליך זה

1.חשיבה מהסוף להתחלה- איפה אנחנו רוצים וצריכים להיות בסוף השנה הבאה? מה אתם רוצים להשיג? חשיבה תוצאתית היא המפתח לתוכנית עבודה איכותית, המגדירה את השלבים בהצגת התוצאה הרצויה. יעדים מתווים דרך ותוכנית כיצד נשיג את המטרה הסופית המטרה הסופית, ומגדילים את הסיכויים שאכן נשיג אותה.

 

2.ריצות קצרות ושגרות -אתם חייבים להיות גמישים! כולנו הבנו שהתנאים משתנים במהירות ולכן עלינו לייצר תכנית המאפשרת גמישות ושינויים תוך כדי תנועה. תייצרו מסגרת המאפשרת שינויים וחלופות, חלקו את תכנית העבודה ל"חבילות עבודה", אבני דרך קצרות טווח וייצרו שגרה הבוחנת במהלך  כל רבעון או כל ישיבת צוות חודשית את רלוונטיות התוכנית. ייתכן כי תגלו שיש צורך לעשות שינויים ביעדים.

 

3.הפקת לקחים מהשנה הקודמת – חשבו על השנה החולפת, מה החוזקות שגילינו שיקדמו אותנו? שחשוב להקפיד ולטפח השנה. מה אזורי העבודה שיכולים לטרפד את יכולתנו להשיג את המטרות? במה הצלחנו ובמה פחות? השתמשו במסקנות אליהן הגעתם בהגדרת היעדים והפעולות להשגת המטרות. .

 

4.תכנית עבודה כתהליך שינוי – שינוי אינו מתבטא רק בעשייה שונה ובאימוץ הרגלים ודרכי עבודה חדשים. כדי להטמיע שינוי- עלינו להתבונן ולבחון את תהליך ההשתנות שעלינו לעבור כדי לקבל את השינוי. זוהי הזדמנות עבורך להתבוננות פנימית על תפיסת התפקיד הניהולית שלך, כחלק מהערכת המצב האגפית וההיערכות לתכנון תכניות העבודה. (בהמשך הפוסט תמצאו כלי בנושא)

 

5. תהליך שרשור –  תרגמו את המטרות והיעדים כלפי מטה, אל העובדים. אנשים רוצים וצריכים לדעת כיצד פעולותיהם משפיעים על הארגון, הציגו את המטרות הרחבות ככל הניתן וכיצד היעדים היום יומיים של כל אחד תורמים להשגת המטרות הללו עכשיו יותר מתמיד, על העובד להבין כיצד יעדיו ומשימותיו נגזרים מיעדי העל של הארגון ואיך עבודתו מקדמת את הארגון בכלל והעובדים בפרט.

 

6.חשוב מכל!  מטרות ויעדים מהווים דבק מרכזי המחבר את העובדים מכל הדרגות לארגון. אנשים רוצים ואוהבים להרגיש כי הם משמעותיים לארגון. ככל שעובדים מרגישים שפעולותיהם בעלות משמעות ותרומה לארגון כך תפוקתם עולה. כך נוצר מצב של Win Win מצד אחד העובד מרגיש מוערך, רלוונטי ומשמעותי בארגון ומצד שני הארגון מפתח את היכולות להשיג את מטרותיו.

 

7. הקורונה כתכנית עבודה –  ארגונים רבים מעלים שהקורונה היא דוגמא מובהקת לכך שאין צורך לבנות תכנית עבודה – "הרי במילא הכול משתבש ומשתנה". אבל אנחנו אומרים, "ההפך הוא הנכון". ברמת התוכן, השפעות הקורונה ניכרות בתכניות העבודה של 2021, מהצורך להגדיל הכנסות ועד ניהול ההון האנושי. הקורונה היא הדוגמא המובהקת לכך שיש להגדיר מיקודים ויעדים אסטרטגיים לשנה וגם להתכוונן תוך כי תנועה ולייצר אבני דרך בטווחים יותר קצרים.

 

אז רגע לפני שאתם ניגשים לכתוב את תכנית העבודה שלכם,  צירפנו לכם כלי לניתוח כיווני הפעולה שעל הארגון לנקוט.

הגדירו "ניצחונות מהירים" (Quick Wins) המייצרים שינוי.

ערכו מיפוי של מכלול הפעילויות שעל הארגון לבצע על מנת להשיג את מטרותיו .

המטריצה מסייעת לייצר את התיעדוף הרצוי, ומורכבת מ-2 צירים:

  • מורכבות ליישום – רמת המורכבות ביכולת לממש את הפעילות (גבוהה/ נמוכה)

  • חשיבות- רמת החשיבות של הפעילות כדי לעמוד במטרות הארגון (גבוהה/ נמוכה).

  • שימו לב שכיווני פעולה המצויים בחלקה העליון של המטריצה- כדאי לבצע בשלב הראשון, ואילו כווני הפעולה שבחלקה השני – כדאי לבצע בשלב מאוחר יותר

.

בדיוק כותבים את תכנית העבודה של 2021 וצריכים ייעוץ? אנחנו פה בשבילכם. כתבו לנו – mayaf@odconsulting.co.il